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Gestão de documentos

Organize e consulte toda a sua documentação, em formato digital, de forma rápida e amigável, atribuindo vantagem competitiva e economia à sua empresa.

Como a sua empresa gerencia toda a informação de seus documentos?

No cenário da gestão de documentos atual das empresas, é notório o fluxo incessante e gradativo de dados. Tanto a velocidade quanto a precisão em acesso a esse volume de informações necessitam de urgente otimização a ponto de que as empresas não sofram com investimentos demasiados em recursos para a gestão da informação. O gerenciamento do acervo de documentos em papel, de alocação de tempo de funcionários, controle de qualidade (tanto na guarda quanto na movimentação e coleta), investimentos em maquinário para impressão e digitalização de documentos, acompanhamento de processos e monitoramento do aprendizado podem se tornar cifras estratosféricas.

Com isso, todos os custos com a gestão de documentos devem ser repensados com o propósito de redução ou até mesmo erradicação. Portanto, implementar um projeto de gestão da informação que permita o gerenciamento de documentos não estruturados, incluindo mais segurança, confiabilidade na manipulação e acesso aos dados e – principalmente – economia é a melhor solução para qualquer empresa.

E não se deve tratar de segurança como apreensão de todos os dados em uma cofre totalmente inviolável. Proteção é resguardar suas informações através de critérios, processos e tecnologia hábil afim de garantir a maior vantagem competitiva que um ambiente corporativo exige: a disseminação da informação. Esqueça a lembrança de uma sala (enorme e muitas vezes bagunçada) com acervos de papéis que são solicitados por uma longa burocracia de petição de documentos, sem contar com a dificuldade de se obter um dado simples como um registro de código de barras de uma fatura de 9 anos atrás.

Quais as vantagens da solução de gestão de documentos da SPSCOM?

A gestão de documentos da SPSCOM disponibiliza ao mercado o serviço que gera grande economia de recursos para esse cenário (unido à digitalização de documentos e captura inteligente) fornecendo organização, preservação e acesso aos documentos digitais. Dados organizados significam informação mais fácil de ser procurada; preservados, pois podem ser remetidos e armazenados em dispositivos lógicos e; acessíveis via web a qualquer usuário, desde que atendam aos critérios de segurança. Todas essas vantagens em apenas um produto! Conheça agora mesmo o Docubox e revolucione a gestão da informação em sua empresa por completo.

São diversos os benefícios da implementação da gestão de documentos Docubox no processo de gestão da informação de sua empresa, como:

  • Padronização e eficiência dos processos das empresas;
  • Melhor gerenciamento dos fluxos de dados em constante crescimento;
  • Maior velocidade e precisão no acesso e manipulação dos documentos;
  • Redução de custos com o acervo de documentos em papel;
  • Normatização dos procedimentos de guarda e pesquisa dos documentos;
  • Gerenciamento centralizado com escalabilidade administrativa;
  • Disseminação da informação como vantagem competitiva associada à proteção dos dados.

Além dessas facilidades de processos encadeados e desenvolvidos em torno da vida longa de uma informação na gestão de documentos, cada etapa do Docubox conta com projeto de interface amigável e funcionalidades que facilitam o trabalho de quem cuida da origem do dado em papel até o ponto de quem se responsabiliza por torná-lo um dado manipulável e consultado. Um mesmo ambiente digital projetado para sua empresa ter a maior economia quanto à gestão da informação corporativa é reunido em um só produto. Conheça agora mesmo o Docubox e se livre da papelada.

Criação de documentos e gestão de versões

Nossa solução disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição e gestão do ciclo de vida dos documentos.

No caso dos documentos internos ou de saída os templates são geralmente disponibilizados e geridos garantindo a normalização dos tipos de documentos. Assim para um usuário produzir um documento deverá selecionar a opção registrar uma saída, selecionar o tipo de documento e respectivo template e proceder à sua classificação.

Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registro e complementá-lo com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros, associar o documento a um ou mais dossiês, associar a processos ou adicionar outros documentos e/ou e-mails, etc.

Qualquer documento guardado em nossa solução pode ser editado a qualquer momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre que é efetuado um check-out ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para consulta após ser efetuado o check-in. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para consultas futuras.

Gestão de Processos e Workflow

Estabeleça regras claras de processamento de documentos para otimizar seus processos administrativos com o nosso Workflow. Ele usa uma interface gráfica de usuário de alto desempenho que permite que você crie e edite fluxos de trabalho com facilidade. Não há mais a necessidade de pagar programadores, já que é possível desenvolver de processos simples a altamente complexos usando símbolos de fácil reconhecimento. Você atribui tarefas a funcionários e define as regras de substituição caso o funcionário responsável pela etapa não esteja presente no escritório. Também é possível definir qual evento inicia o fluxo de trabalho, por exemplo, o armazenamento de uma fatura de entrada. E naturalmente, é possível rastrear todos os processos.

O motor do workflow é composto por um conjunto de ações e regras que permitem definir, gerir e otimizar os processos de cada organização.

As ações possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou não de resposta, a conclusão de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um documento a um determinado tipo de dossiê, criação de documentos com base em templates, prazos de respostas, regras sobre meta dados ou a interação com outros sistemas, nomeadamente com ERP’s através de Web Services.

Os workflows são controlados através da aceitação, rejeição ou conclusão de uma determinada ação por parte de um utilizador, determinando assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado.

Para cada workflow é sempre gerado um e-mail de alerta que permite ao utilizador remotamente e através de um link acessar diretamente à tela correspondente.

Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um agente que será responsável pelo disparo dos alarmes, definidos na parametrização do WorkFlow.
Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de circular documentos ou processos AD Hoc, ou seja o utilizador é que decide para quem vai enviar o documento / dossiê.

Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser por exemplo para informar, para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc.

O módulo de alertas permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos, processos ou workflows.

Impressão em Alto Volume

A impressão de grandes volumes de documentos é, em muitos casos, uma parte fundamental em uma organização e, apesar de manter-se em segundo plano, pode ser determinante na hora de reduzir custos ou garantir a imagem corporativa de uma empresa. Existem ainda situações nas quais este tipo de impressão se transforma em um aspecto crítico do negócio.

Essas empresas necessitam de equipamentos e soluções robustas e confiáveis. E nossa solução se encaixa perfeitamente nestas necessidades, pois conta com um extenso line-up de produtos.

Contamos com uma linha de produtos especifica para produção de altos volumes, que possui especificações necessárias e exigidas para esse tipo de ambiente. As principais características dessa linha são:

  • Velocidade de saída com até 135 ppm (páginas por minuto) em ambiente de produção centralizado suportando até 1.000.000 de páginas monocromáticas mensais por equipamento;
  • Impressora de 75 ppm, específica para produção de documentos transacionais em ambiente de processamento de dados, suportando até 300.000 páginas por mês. Versátil, permite atender a necessidades de impressão centralizada ou descentralizada, dependendo da necessidade e gestão de produção.

Impressão Black to Color (Office)

A tecnologia Black to Color faz parte de uma estratégia que visa ampliar e disseminar o uso das impressões a cores por conveniência sem que isso ocasione um aumento expressivo de custos para as empresas. Assim, é possível obter preços justos, com qualidade laser, justificando a transição de um equipamento monocromático para color.

O Black to Color é direcionado para escritórios onde o foco do volume de impressão é P&B e a impressão de cor é sob demanda, utilizando equipamentos coloridos com custos de preto e branco semelhantes aos equipamentos monocromáticos, aliados ao controle de usuário, permitindo que somente usuários autorizados possam imprimir colorido.

A estratégia Black to Color vem para auxiliar na redução de custos de impressões color sob demanda, que geralmente são feitas em equipamentos de pequeno porte nas mesas de pessoas estratégicas, mas sem nenhum controle de uso, custo por página, qualidade de imagem e etc

Estudos comprovam que documentos impressos com cores aumentam a aprendizagem e retenção de informações em 78%, melhoram a compreensão dos fatos em até 73% e que 70% dos leitores localizam mais facilmente as informações e 78% estão mais propensos a lembrar as palavras, ou seja, a efetividade das ações por meio de documentos impressos em cores é muito maior.

Com um único equipamento você faz as impressões em P&B do dia-a-dia e em cores quando conveniente, sem o ônus de um equipamento exclusivo para esse tipo de trabalho, como por exemplo, as dispendiosas impressoras de mesa jato de tinta. Para um controle rígido nos gastos, os equipamentos utilizados na estratégia B2C oferecem um elevado nível de controle com senhas para liberação dos trabalhos e cotas por usuários ou departamento. Assim, somente os usuários autorizados por meio de uma senha podem liberar o uso de cores em suas impressões e cópias, impedindo a utilização indiscriminada por pessoas não autorizadas.

Impressão Térmica

Oferecemos uma linha de soluções baseadas em impressoras térmicas cujo objetivo é auxiliar as empresas na impressão de etiquetas, cartões e outros registros, evitando gargalos ao longo do processo dos negócios. Os equipamentos contam com alta velocidade de impressão e funcionam até 24 horas por dia e sete dias por semana, atendendo fluxos intensos de impressões e com alta qualidade, com imagens que apresentam resolução de até 600 dpi.

A solução de impressão térmica já é totalmente conhecida e utilizada em todo o mundo. Milhões de etiquetas são impressas todos os dias em todos os segmentos de mercado.

Oferecemos o hardware, reposição de insumos e o suporte técnico especializado. SLAs definidos em contrato garantem a tranqüilidade necessária aos nossos clientes. A empresa não precisará mais mobilizar capital na compra de impressoras para impressão de etiquetas, nem de suprimentos variados e manutenção preventiva.

A impressão por transferência térmica consiste em depositar cera, resina ou mistura entre ambas por meio de uma fonte de calor emitida através da cabeça de impressão da impressora.

A tecnologia térmica tem capacidade para responder às altas exigências por qualidade de impressão e de dar uma resposta técnica adaptada aos requisitos do usuário. As variáveis são muito numerosas, inclusive do ponto de vista do tipo de ribbon (cera, misto ou resina). Cada um destes elementos vai influenciar fortemente o resultado da impressão.

As impressoras de transferência térmica permitem imprimir com elevado nível de qualidade sobre todos os tipos de etiquetas, desde o papel comum ao sintético. Estas impressões se revelam muito resistentes às manipulações e fricções, mas também a muitos outros fatores: térmicos, químicos ou climáticos.

No caso dos cartões/crachás, os mesmos podem ser confeccionados com o código de barras ou com a tarja magnética, possibilitando a leitura em qualquer relógio de ponto eletrônico, catracas, leitores ou coletores com segurança.

Software de Bilhetagem

Temos soluções completas para bilhetagem gerencial e por rateio, que permitem o acompanhamento detalhado dos custos relacionados à impressão e cópias.

É possível contabilizar equipamentos de diversos fabricantes com diferentes tecnologias, conectados a rede ou em porta local e em ambientes com ou sem servidor, permitindo administração centralizada ou descentralizada de todo parque de impressão. A arquitetura da nossa solução se adapta às necessidades de cada cliente e ambiente de trabalho de forma transparente à infraestrutura e sem impacto operacional.

A solução de bilhetagem gerencial possibilita o rastreamento e a identificação dos custos e outras informações dos documentos impressos e copiados na empresa. O serviço possibilita a auditoria detalhada através de dados, como nome do usuário, departamentos, centros de custos, número de páginas produzidas, modalidade de impressão (P&B ou COR), entre outras inúmeras informações que poderão ser utilizada para sua gestão pró-ativa e eficaz.

A aplicação possui integração com a rede e com a base de usuários dos clientes, podendo automaticamente identificar usuários, grupos, centros de custos e departamentos do Active Directory, reduzindo assim despesas com o gerenciamento e manutenção da base de usuários.

A solução é integrada com a grande maioria de leitores de aproximação e controle de acesso do mercado mundial. É possível utilizar esse recurso para liberação de trabalhos de impressão diretamente no equipamento.

O uso do cartão de aproximação facilita o acesso do usuário ao equipamento e permite a utilização das funções por meio da simples aproximação do seu crachá ou cartão ao leitor acoplado na máquina.

O acesso ao conteúdo dos relatórios é customizado e hierárquico, assim, cada usuário terá acesso apenas aos departamentos e centros de custos que forem parametrizados na solução.

A bilhetagem de impressão é uma estratégia utilizada por diversas empresas com o objetivo de reduzir custos e principalmente, gerenciar os gastos com impressão e cópias. Para isso, atendemos todas as modalidades de bilhetagem, construídas de acordo com processo de cada segmento.