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Outsourcing de impressão

Terceirize o seu parque de impressão e obtenha um menor custo e um maior controle sobre a produção de informação da sua empresa.

O cenário da impressão no mundo corporativo.

O principal foco das empresas atualmente é concentrar-se em seu próprio core business e muitas corporações utilizam a saída em delegar alguns serviços com o intuito em redução de custos e aumento da qualidade.

No ramo de impressões não poderia ser diferente. Várias organizações escolhem empresas especializadas para cuidar de todo o serviço relacionado a impressão e cópia. O objetivo da empresa contratada será analisar todo o cenário de gestão de documentos dessa empresa e estudar formas de elevar a qualidade e reduzir os custos relacionados a esse setor.

O gerenciamento do serviço de impressão consiste na terceirização de todos os processos de negócios relacionados à criação, produção, processamento, acabamento e distribuição de documentos, sejam eles físicos ou eletrônicos, produzidos dentro ou fora do ambiente de sua empresa.

Por que adotar os serviços de outsourcing de impressão da SPSCOM para a eficácia da gestão da informação em sua empresa?

Com a solução de outsourcing de impressão, todos os processos de negócios da gestão de documentos voltados à produção documental ficam sob a responsabilidade da SPSCOM. Desta maneira, a sua empresa fica livre de investimentos na imobilização de ativos, mão de obra, depreciação de seus insumos e administração de diversos fornecedores. Esta oferta proporciona redução de custos relacionados à produção de documentos, ferramentas para gestão completa dos recursos, qualidade e disponibilidade de todos os processos relacionados a impressão, cópias, fax, digitalização e distribuição de documentos no ambiente de escritório, com um serviço especializado para implantação, manutenção e gestão proativa através de processos e sistemas.

São inúmeras as vantagens da solução de outsourcing de impressão da SPSCOM.

Confira os principais benefícios em se incorporar uma solução de outsourcing de impressão à gestão de informação de sua empresa:

  • Terceirização dos processos relacionados à produção documental;
  • Aumento de produtividade na atividade fim da empresa;
  • Gerenciamento e controle de custos;
  • Diminuição da quantidade de equipamentos e consequentemente do consumo de energia elétrica;
  • Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão, cópias, fax e processos de digitalização, distribuição e entrega de documentos;
  • Diminuição dos ativos;
  • Diminuição de TCO (Total Cost Ownership) – custo total de propriedade:
  • Redução de fornecedores;
  • Manutenção e suporte padronizados;
  • Eliminação do estoque e das compras de consumíveis;
  • Operação proativa para entrega de consumíveis e atendimento em campo;
  • Faturamento consolidado e com rateio de custos de impressão e cópia.

Com o serviço de outsourcing de impressão, a SPSCOM otimiza as operações de impressão/cópia através de um taxa fixa referente à estrutura disponível oferecendo o menor custo por página impressa – onde todos os ativos e insumos envolvidos ficam sob responsabilidade da SPSCOM. Além disso, contamos com o melhor SLA para atendimento técnico do mercado, presença em todo o Brasil e um software para controle de impressão, informando o quê e por quem foi impresso, para inibir impressões pessoais e sem autorização.

Com a incorporação de outsourcing de impressão, o cliente fica livre dos custos de ativos, depreciação e insumos, pagando uma taxa fixa mensal e uma variável integralmente gerenciável. Como a SPSCOM possui hardware, serviços e suporte técnico da mais alta qualidade, totalmente alinhados às necessidades do cliente, a solução de outsourcing de impressão da SPSCOM proporciona a sua empresa um elevado padrão em impressão/cópia de documentos e, principalmente, economia.

Criação de documentos e gestão de versões

Nossa solução disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição e gestão do ciclo de vida dos documentos.

No caso dos documentos internos ou de saída os templates são geralmente disponibilizados e geridos garantindo a normalização dos tipos de documentos. Assim para um usuário produzir um documento deverá selecionar a opção registrar uma saída, selecionar o tipo de documento e respectivo template e proceder à sua classificação.

Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registro e complementá-lo com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros, associar o documento a um ou mais dossiês, associar a processos ou adicionar outros documentos e/ou e-mails, etc.

Qualquer documento guardado em nossa solução pode ser editado a qualquer momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre que é efetuado um check-out ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para consulta após ser efetuado o check-in. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para consultas futuras.

Gestão de Processos e Workflow

Estabeleça regras claras de processamento de documentos para otimizar seus processos administrativos com o nosso Workflow. Ele usa uma interface gráfica de usuário de alto desempenho que permite que você crie e edite fluxos de trabalho com facilidade. Não há mais a necessidade de pagar programadores, já que é possível desenvolver de processos simples a altamente complexos usando símbolos de fácil reconhecimento. Você atribui tarefas a funcionários e define as regras de substituição caso o funcionário responsável pela etapa não esteja presente no escritório. Também é possível definir qual evento inicia o fluxo de trabalho, por exemplo, o armazenamento de uma fatura de entrada. E naturalmente, é possível rastrear todos os processos.

O motor do workflow é composto por um conjunto de ações e regras que permitem definir, gerir e otimizar os processos de cada organização.

As ações possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou não de resposta, a conclusão de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um documento a um determinado tipo de dossiê, criação de documentos com base em templates, prazos de respostas, regras sobre meta dados ou a interação com outros sistemas, nomeadamente com ERP’s através de Web Services.

Os workflows são controlados através da aceitação, rejeição ou conclusão de uma determinada ação por parte de um utilizador, determinando assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado.

Para cada workflow é sempre gerado um e-mail de alerta que permite ao utilizador remotamente e através de um link acessar diretamente à tela correspondente.

Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um agente que será responsável pelo disparo dos alarmes, definidos na parametrização do WorkFlow.
Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de circular documentos ou processos AD Hoc, ou seja o utilizador é que decide para quem vai enviar o documento / dossiê.

Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser por exemplo para informar, para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc.

O módulo de alertas permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos, processos ou workflows.

Impressão em Alto Volume

A impressão de grandes volumes de documentos é, em muitos casos, uma parte fundamental em uma organização e, apesar de manter-se em segundo plano, pode ser determinante na hora de reduzir custos ou garantir a imagem corporativa de uma empresa. Existem ainda situações nas quais este tipo de impressão se transforma em um aspecto crítico do negócio.

Essas empresas necessitam de equipamentos e soluções robustas e confiáveis. E nossa solução se encaixa perfeitamente nestas necessidades, pois conta com um extenso line-up de produtos.

Contamos com uma linha de produtos especifica para produção de altos volumes, que possui especificações necessárias e exigidas para esse tipo de ambiente. As principais características dessa linha são:

  • Velocidade de saída com até 135 ppm (páginas por minuto) em ambiente de produção centralizado suportando até 1.000.000 de páginas monocromáticas mensais por equipamento;
  • Impressora de 75 ppm, específica para produção de documentos transacionais em ambiente de processamento de dados, suportando até 300.000 páginas por mês. Versátil, permite atender a necessidades de impressão centralizada ou descentralizada, dependendo da necessidade e gestão de produção.

Impressão Black to Color (Office)

A tecnologia Black to Color faz parte de uma estratégia que visa ampliar e disseminar o uso das impressões a cores por conveniência sem que isso ocasione um aumento expressivo de custos para as empresas. Assim, é possível obter preços justos, com qualidade laser, justificando a transição de um equipamento monocromático para color.

O Black to Color é direcionado para escritórios onde o foco do volume de impressão é P&B e a impressão de cor é sob demanda, utilizando equipamentos coloridos com custos de preto e branco semelhantes aos equipamentos monocromáticos, aliados ao controle de usuário, permitindo que somente usuários autorizados possam imprimir colorido.

A estratégia Black to Color vem para auxiliar na redução de custos de impressões color sob demanda, que geralmente são feitas em equipamentos de pequeno porte nas mesas de pessoas estratégicas, mas sem nenhum controle de uso, custo por página, qualidade de imagem e etc

Estudos comprovam que documentos impressos com cores aumentam a aprendizagem e retenção de informações em 78%, melhoram a compreensão dos fatos em até 73% e que 70% dos leitores localizam mais facilmente as informações e 78% estão mais propensos a lembrar as palavras, ou seja, a efetividade das ações por meio de documentos impressos em cores é muito maior.

Com um único equipamento você faz as impressões em P&B do dia-a-dia e em cores quando conveniente, sem o ônus de um equipamento exclusivo para esse tipo de trabalho, como por exemplo, as dispendiosas impressoras de mesa jato de tinta. Para um controle rígido nos gastos, os equipamentos utilizados na estratégia B2C oferecem um elevado nível de controle com senhas para liberação dos trabalhos e cotas por usuários ou departamento. Assim, somente os usuários autorizados por meio de uma senha podem liberar o uso de cores em suas impressões e cópias, impedindo a utilização indiscriminada por pessoas não autorizadas.

Impressão Térmica

Oferecemos uma linha de soluções baseadas em impressoras térmicas cujo objetivo é auxiliar as empresas na impressão de etiquetas, cartões e outros registros, evitando gargalos ao longo do processo dos negócios. Os equipamentos contam com alta velocidade de impressão e funcionam até 24 horas por dia e sete dias por semana, atendendo fluxos intensos de impressões e com alta qualidade, com imagens que apresentam resolução de até 600 dpi.

A solução de impressão térmica já é totalmente conhecida e utilizada em todo o mundo. Milhões de etiquetas são impressas todos os dias em todos os segmentos de mercado.

Oferecemos o hardware, reposição de insumos e o suporte técnico especializado. SLAs definidos em contrato garantem a tranqüilidade necessária aos nossos clientes. A empresa não precisará mais mobilizar capital na compra de impressoras para impressão de etiquetas, nem de suprimentos variados e manutenção preventiva.

A impressão por transferência térmica consiste em depositar cera, resina ou mistura entre ambas por meio de uma fonte de calor emitida através da cabeça de impressão da impressora.

A tecnologia térmica tem capacidade para responder às altas exigências por qualidade de impressão e de dar uma resposta técnica adaptada aos requisitos do usuário. As variáveis são muito numerosas, inclusive do ponto de vista do tipo de ribbon (cera, misto ou resina). Cada um destes elementos vai influenciar fortemente o resultado da impressão.

As impressoras de transferência térmica permitem imprimir com elevado nível de qualidade sobre todos os tipos de etiquetas, desde o papel comum ao sintético. Estas impressões se revelam muito resistentes às manipulações e fricções, mas também a muitos outros fatores: térmicos, químicos ou climáticos.

No caso dos cartões/crachás, os mesmos podem ser confeccionados com o código de barras ou com a tarja magnética, possibilitando a leitura em qualquer relógio de ponto eletrônico, catracas, leitores ou coletores com segurança.

Software de Bilhetagem

Temos soluções completas para bilhetagem gerencial e por rateio, que permitem o acompanhamento detalhado dos custos relacionados à impressão e cópias.

É possível contabilizar equipamentos de diversos fabricantes com diferentes tecnologias, conectados a rede ou em porta local e em ambientes com ou sem servidor, permitindo administração centralizada ou descentralizada de todo parque de impressão. A arquitetura da nossa solução se adapta às necessidades de cada cliente e ambiente de trabalho de forma transparente à infraestrutura e sem impacto operacional.

A solução de bilhetagem gerencial possibilita o rastreamento e a identificação dos custos e outras informações dos documentos impressos e copiados na empresa. O serviço possibilita a auditoria detalhada através de dados, como nome do usuário, departamentos, centros de custos, número de páginas produzidas, modalidade de impressão (P&B ou COR), entre outras inúmeras informações que poderão ser utilizada para sua gestão pró-ativa e eficaz.

A aplicação possui integração com a rede e com a base de usuários dos clientes, podendo automaticamente identificar usuários, grupos, centros de custos e departamentos do Active Directory, reduzindo assim despesas com o gerenciamento e manutenção da base de usuários.

A solução é integrada com a grande maioria de leitores de aproximação e controle de acesso do mercado mundial. É possível utilizar esse recurso para liberação de trabalhos de impressão diretamente no equipamento.

O uso do cartão de aproximação facilita o acesso do usuário ao equipamento e permite a utilização das funções por meio da simples aproximação do seu crachá ou cartão ao leitor acoplado na máquina.

O acesso ao conteúdo dos relatórios é customizado e hierárquico, assim, cada usuário terá acesso apenas aos departamentos e centros de custos que forem parametrizados na solução.

A bilhetagem de impressão é uma estratégia utilizada por diversas empresas com o objetivo de reduzir custos e principalmente, gerenciar os gastos com impressão e cópias. Para isso, atendemos todas as modalidades de bilhetagem, construídas de acordo com processo de cada segmento.