Oi, pessoal.
Um dos costumes de funcionários aqui no Rio de Janeiro é de no último dia do ano, todos irem para as janelas de suas empresas e arremessarem pilhas e mais pilhas de documentos do alto dos edifícios. A chuva de papel colore o céu de alegria, recebendo mais um ano novo que está chegando. Porém, não preciso dizer que trabalhando como um arquivista, aquele monte de papel picado poderia se transformar em tempestade pelo arrependimento de uma informação importante sendo eliminada por descuido.
Eu sempre fiquei aflito em jogar papel pelo lixo enquanto não soubesse se a informação contida nele residia em outro local e, para isso, lá ia eu perder tempo verificando se aquele documento realmente era relevante. Na dúvida, era preferível armazenar ou, para garantir, tirava uma cópia para o arquivo da empresa apenas por segurança para não ter que me agoniar com as outras cópias do documento espalhadas pela empresa. Enfim, preocupação com a integridade da informação somada com gastos de tempo e de insumos com impressão e cópias.
Com o advento dos scanners, é lógico que minha vida mudou. Só que a consulta às informações continuavam centralizadas em uma única pessoa: eu. Além disso, ter que buscar as informações em arquivos digitais é um pouco não habitual, não acha? Podem me chamar de vintage, mas tatear o papel ainda tem seu valor e facilidade. 😉
Se é para eliminar o papel, que torne o processo mais fácil.
A digitalização de documentos por si só não funciona completamente. São fatos notáveis que o espaço físico de armazenamento diminui, que os gastos com pessoal, insumos com a impressão e manuseio são quase eliminados, mas uma solução completa tem que atender inclusive à captura de elementos que sejam importantes em cada documento, para que a visualização do papel seja apenas uma comprovação documental e não uma superfície em que você deva buscar seus dados sem manusear os documentos.
Foi pensando nisso, que a primeira solução que a SPSCOM me apresentou – e que confesso que fiquei surpreso – em meus treinamentos foi a digitalização de documentos com captura inteligente. Além de transformar os documentos em papel para arquivos digitais, você apreende os dados de forma nunca antes vista. Uma série de apontamentos e registros são feitos nos documentos gerando uma base de dados categorizadas por tipo de informação. Aí, para se pesquisar, você faz apenas uma busca pelo próprio nome do dado ou de seu valor.
Imagine que agora, ao invés de manusear arquivos impressos ou digitais, você pode, por exemplo, digitar o nome de um funcionário e o histórico de pagamento com os arquivos digitalizados de contracheques dele aparece na tela de seu smartphone. A digitalização de documentos com captura inteligente era exatamente o que faltava para transformar o processo em algo simples, seguro e descentralizado, afinal, funcionários diversos da empresa com autorização podem realizar a busca online quando e de onde quiserem.
Depois de conhecer essa solução, confesso que fiquei mais tranquilo quanto à papelada voando pelas ruas do centro da capital carioca na chegada do ano novo, mas não se esqueçam da sujeira que fica a cidade depois. 😉
P.S.: Falamos um pouco sobre essa solução em nosso e-mail marketing na semana passada. Aproveite e receba nossos informativos periódicos também.
Até a próxima!
