Seus documentos podem trabalhar por você.

A SPSCOM cuida do ciclo documental das empresas em três etapas: outsourcing de impressão (locação de equipamentos com suprimentos, manutenção e monitoramento remoto inclusos), digitalização com scanners e captura inteligente de documentos, e gestão de documentos e processos na plataforma DOK Genius. Atua desde 2002, com sede no Rio de Janeiro e atendimento em todo o Brasil.

A sede fica no Rio de Janeiro e a atuação é nacional: a SPSCOM atende empresas em todo o Brasil, com consultor comercial, equipe técnica e prazos de atendimento escritos no contrato.

Outsourcing de impressão é a terceirização do parque de impressoras e multifuncionais com uma fatura mensal previsível. Na SPSCOM, o contrato inclui a locação dos equipamentos e acessórios, todos os materiais de consumo (exceto papel), peças e manutenção preventiva e corretiva, transporte, instalação e desinstalação, treinamento dos usuários-chave, monitoramento remoto e relatório mensal de impressões por equipamento.

São duas modalidades, com contratos de 36 meses por equipamento: taxa fixa mensal mais páginas produzidas, ou aluguel mensal com franquia de páginas mais páginas excedentes. A modalidade é escolhida na proposta, depois do levantamento do parque.

No aluguel com franquia, o valor mensal já inclui um volume de páginas e só o excedente é cobrado à parte; é indicado para volumes estáveis. Na taxa fixa mais produção, a mensalidade é menor e cada página impressa é cobrada; é indicado para volumes variáveis. Em ambas, suprimentos, manutenção e monitoramento estão inclusos.

O valor depende do número e do tipo de equipamentos, do volume mensal de páginas em preto e branco e em cores e da modalidade escolhida. A SPSCOM faz um diagnóstico do parque, com levantamento de equipamentos, volumes e custos, e apresenta uma proposta com os valores para a operação da empresa.

A bilhetagem é um opcional que registra usuário, departamento e equipamento de cada impressão, com relatórios de custo por centro de custo. O software e os servidores são instalados e configurados pela SPSCOM.

Os prazos ficam escritos no contrato: 8 horas úteis para atender um chamado, 48 horas úteis para resolver e 5 dias úteis para entregar suprimentos, como referência. O prazo de cada localidade é definido na proposta. Os chamados são abertos pelo portal web ou pelo telefone (21) 4063-7203, em dias úteis, das 8h30 às 17h30.

As duas opções: locação a partir de 12 meses ou venda, com scanners das marcas que a SPSCOM representa. A locação atende um projeto, uma filial ou um pico de demanda; a compra é para quem prefere ter o equipamento.

É a leitura automática do conteúdo dos documentos digitalizados. A captura lê texto impresso, letra de mão e marcações (OCR, ICR e OMR), extrai os dados, classifica cada documento e envia o resultado ao ERP, ECM ou GED da empresa, sem digitação manual. A SPSCOM faz captura inteligente desde 2012.

Sim, quando a digitalização segue os requisitos da Lei 13.874/2019 e do Decreto 10.278/2020: resolução e formato adequados (PDF/A com no mínimo 300 dpi para documentos de texto), metadados e, para comprovação perante órgãos públicos, assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Alguns documentos, como os de valor histórico ou com guarda exigida por norma específica, devem manter o original em papel.

O DOK Genius é a plataforma de governança de documentos usada pela SPSCOM na etapa de gestão. Organiza os documentos por área, processo e dossiê, controla documentos obrigatórios, aprovações e prazos, guarda a trilha de auditoria de cada ação e inclui o assistente Genius, que responde a perguntas sobre os documentos em linguagem natural, cita as fontes e respeita as permissões de cada usuário.

O que a SPSCOM conhece da operação do cliente fica sob sigilo durante o contrato e até 24 meses depois dele. No DOK Genius, há isolamento entre empresas, permissões por perfil, níveis de confidencialidade e registro de acessos, o que apoia o atendimento à LGPD.

A SPSCOM é revenda autorizada Ricoh, Brother, HP, Kyocera e Samsung. O equipamento é escolhido pelo uso que a empresa faz dele, e a SPSCOM responde pelo parque inteiro.

Pelo diagnóstico: a empresa escolhe um documento real, a SPSCOM segue o caminho dele numa visita, da impressão à gestão, levanta equipamentos, volumes e custos e devolve um diagnóstico com números e uma proposta. O pedido é feito na página Agendar o diagnóstico, em spscom.com.br, ou pelo e-mail contato@spscom.com.br.