Bilhetagem de impressão: como saber quem imprime, quanto e a que custo
O que é bilhetagem, o que ela registra, como usar os relatórios para reduzir o volume e por que ela é o ponto de partida de qualquer política de impressão.
SPSCOM ·
Bilhetagem é o software que registra cada impressão feita na empresa: quem imprimiu, em que equipamento, quantas páginas, em preto e branco ou em cores, frente e verso ou não, a que custo. O nome vem do "bilhete" que cada trabalho de impressão gera no sistema. Sem bilhetagem, a empresa sabe quanto imprime no total, pelos contadores; com bilhetagem, sabe quem imprime e por quê.
O que a bilhetagem registra
- Usuário: normalmente integrado ao diretório da empresa (Active Directory ou equivalente), para que cada pessoa seja identificada sem cadastro à parte.
- Departamento ou centro de custo, para ratear o custo da impressão.
- Equipamento, para saber onde o volume se concentra.
- Páginas, com separação de P&B e cores, simplex e duplex, A4 e A3.
- Custo, calculado a partir do valor unitário de cada tipo de página.
- Trabalhos cancelados, que não devem ser contados, e por isso o software precisa distinguir o que foi enviado do que foi efetivamente impresso.
Para que serve
Ratear custos. O relatório mensal mostra quanto cada área gastou com impressão. Áreas que nunca viram esse número costumam reduzi-lo sozinhas.
Encontrar o volume em cores. Em muitas empresas, 10% das páginas em cores representam metade do custo. A bilhetagem mostra quem imprime em cores e permite restringir a opção a quem precisa.
Aplicar política de impressão. Cotas por usuário ou grupo, frente e verso como padrão, cores restritas, impressão retida até o usuário se identificar no equipamento. Tudo isso depende de saber quem está imprimindo.
Dimensionar o parque. Se um equipamento imprime três vezes mais do que o vizinho, ou se um fica parado, a bilhetagem mostra. É com esse dado que se decide trocar, remanejar ou retirar um equipamento.
Sustentar a fatura. No outsourcing de impressão, o relatório de bilhetagem é a base da fatura mensal, página por página, e o cliente pode conferir.
O que exigir do fornecedor
Os guias de contratação pública brasileiros, que descrevem bem o que o mercado oferece, recomendam alguns cuidados que valem também para a empresa privada:
- Contar apenas as páginas efetivamente impressas, descartando trabalhos cancelados.
- Integração com o diretório de usuários da empresa.
- Relatórios com filtros por usuário, grupo, equipamento e período.
- Cotas e restrição de cores.
- O fornecedor não pode alterar os dados de bilhetagem, que são a base da cobrança.
Como contratar
A bilhetagem normalmente é um opcional do contrato de outsourcing de impressão, com um valor mensal por equipamento. O software e os servidores são instalados e configurados pelo fornecedor, dentro da rede da empresa. Para parques pequenos, o relatório mensal de impressões por equipamento, que já vem incluído no outsourcing, costuma bastar; a partir de alguns equipamentos, ou de qualquer volume em cores, a bilhetagem se paga.
Uma boa prática antes de contratar o outsourcing é instalar a bilhetagem em modo de teste por três meses no parque atual: o resultado é o volume real, por área e por tipo de página, que serve para escolher a modalidade de contratação.
Na SPSCOM, a bilhetagem é um opcional do outsourcing de impressão, instalada e configurada pela nossa equipe. Atendemos em todo o Brasil, com sede no Rio de Janeiro.