Locação de impressoras ou compra: quando cada uma compensa

"Alugar impressora vale a pena?" é uma das perguntas mais pesquisadas por empresas brasileiras que estão montando ou renovando o parque. A resposta curta: para um ou dois equipamentos de baixo volume, comprar pode compensar; a partir de alguns equipamentos, ou de qualquer volume relevante, a locação costuma custar menos e dar muito menos trabalho. A resposta longa depende de cinco fatores.

1. Capital

Na compra, o equipamento sai do caixa de uma vez e vira ativo imobilizado, que deprecia. Na locação, não há investimento inicial e a mensalidade é despesa operacional, previsível, por 36 meses. Para empresas que preferem preservar caixa ou que crescem rápido, esse é o fator decisivo.

2. Suprimentos e manutenção

Na compra, toner, cilindro, fusor, peças e assistência técnica são comprados à parte, um por um, muitas vezes com urgência. Na locação com outsourcing, tudo isso está incluído, exceto o papel. O custo por página na locação já é o custo total; na compra, é preciso somar.

3. Equipamento parado

Quando uma impressora comprada quebra, a empresa abre um chamado com a assistência, espera o orçamento, aprova a peça e espera de novo. Enquanto isso, a área imprime em outro lugar ou não imprime. Na locação, o prazo de atendimento e o de solução estão escritos no contrato, e a manutenção preventiva acompanha o ciclo de vida das peças, antes de quebrar.

4. Atualização tecnológica

Um equipamento comprado dura o que durar: cinco, sete, dez anos, cada vez mais caro de manter e mais distante do que a empresa precisa. Na locação, o parque é dimensionado para o uso atual e, quando o uso muda, o equipamento muda. Ao fim do contrato, o parque é renovado.

5. Gestão

Na compra, alguém da empresa cuida das impressoras: compra toner, chama a assistência, controla contadores, responde às reclamações. Na locação com monitoramento remoto, os equipamentos informam contadores e alertas à central de operações do fornecedor, o suprimento chega antes de acabar e a empresa recebe um relatório mensal. A TI volta a cuidar do negócio.

Quando a compra ainda compensa

• Um único equipamento de baixo volume, num escritório pequeno, sem exigência de prazo de atendimento.
• Equipamentos muito específicos, de uso esporádico, que nenhum fornecedor loca.
• Scanners de mesa de uso individual, em que a compra é simples e o suporte é pouco crítico. (Para scanners de produção, a locação por projeto costuma fazer sentido; veja o artigo sobre como escolher um scanner.)

Quando a locação compensa

• Mais de dois ou três equipamentos, ou qualquer área de alto volume.
• Necessidade de prazo de atendimento garantido.
• Impressão em cores, cujo suprimento é caro e cujo controle é difícil sem bilhetagem.
• Empresas com filiais em cidades diferentes, que precisam de um só contrato e um só responsável.

A conta final

Some, para a compra: valor do equipamento dividido por 36 meses, mais a média mensal de suprimentos, peças e assistência, mais uma estimativa do tempo das pessoas. Compare com a mensalidade da locação (aluguel com franquia ou taxa fixa mais produção) para o seu volume. Na maior parte dos parques corporativos, a locação sai mais barata antes mesmo de contar o tempo das pessoas.

A SPSCOM faz essa comparação no diagnóstico do parque, com os seus números, e apresenta a proposta nas duas modalidades. Sede no Rio de Janeiro, atendimento em todo o Brasil, revenda autorizada Ricoh, Brother, HP, Kyocera e Samsung.