Quanto custa imprimir na sua empresa? Como calcular o custo total por página

A pergunta "quanto custa imprimir aqui?" quase nunca tem resposta numa empresa que compra as próprias impressoras. O toner sai do orçamento de compras, a assistência técnica sai de serviços, o equipamento foi ativo imobilizado há cinco anos e o tempo que a TI gasta com atolamento não sai de lugar nenhum. O custo existe; só não aparece.

O que entra no custo total por página

O custo total de propriedade (TCO) de um parque de impressão soma, no mínimo:

1. Equipamento: valor de compra dividido pela vida útil, ou o valor da locação.
2. Suprimentos: toner, cilindro, fusor, kits de manutenção. Em equipamentos a laser, o toner original costuma ser o maior item.
3. Manutenção e peças: contrato de assistência ou chamados avulsos, mais as peças trocadas.
4. Papel: o único item que normalmente fica fora do outsourcing, mas que entra no custo da página.
5. Energia: equipamentos antigos e subdimensionados consomem mais.
6. Tempo de pessoas: quem compra suprimentos, quem abre chamados, quem troca toner, quem espera a impressora voltar.
7. Desperdício: impressões canceladas, páginas reimpressas, documentos esquecidos na bandeja.

Divida a soma pelo número de páginas impressas no mesmo período e você tem o custo por página. Em parques sem gestão, esse número costuma surpreender, principalmente nas páginas em cores.

Onde ficam os custos ocultos

Equipamentos errados no lugar errado. Uma multifuncional A3 em cores numa área que só imprime A4 em preto e branco custa, por página, muito mais do que o necessário. O oposto também acontece: uma impressora pequena numa área de alto volume quebra mais e consome mais toner por página.

Vários fornecedores. Cada marca com um contrato, cada contrato com um prazo, cada chamado com um telefone diferente. Ninguém responde pelo parque inteiro.

Suprimentos comprados sob urgência. O toner acabou, alguém compra o que encontra, pelo preço que encontra, e às vezes compra o compatível que danifica o equipamento.

Impressão em cores sem política. Sem controle, a opção "cores" fica como padrão e e-mails internos saem coloridos.

Como medir o volume real

Para calcular o custo por página é preciso saber quantas páginas se imprime. Três caminhos:

• Contadores dos equipamentos. Toda impressora corporativa tem um contador total e, nas multifuncionais, contadores separados de cópia, impressão, P&B e cores. Anote hoje e daqui a 30 dias.
• Compras de papel. Cada resma tem 500 folhas; o consumo de resmas dá uma estimativa, com a ressalva de que frente e verso conta duas páginas numa folha.
• Bilhetagem em modo de teste. Um software de bilhetagem instalado por três meses dá o volume por usuário, departamento e equipamento, e mostra quanto é cor e quanto é P&B.

Como comparar com uma proposta de outsourcing

Com o volume e o custo atual, a comparação é direta: peça ao fornecedor a simulação da fatura mensal para o seu volume, em cada modalidade (aluguel com franquia ou taxa fixa mais produção), e some o papel, que continua por sua conta. Compare o custo por página, não a mensalidade.

Na comparação, considere o que a proposta inclui e o custo atual não mostra: monitoramento remoto, suprimento entregue antes de acabar, manutenção preventiva, relatório mensal e um só responsável pelo parque. O outsourcing costuma ganhar na soma, mesmo quando perde no toner.

Comece pelo diagnóstico

A SPSCOM levanta o parque, os volumes e os custos numa visita e devolve um diagnóstico com números, incluindo o custo por página atual e o custo nas duas modalidades de contratação. Atendemos empresas em todo o Brasil, com sede no Rio de Janeiro.