Aluguel com franquia ou taxa fixa mais produção: qual modalidade escolher para o seu parque de impressão
As duas formas mais comuns de cobrar o outsourcing de impressão no Brasil, com um exemplo de cálculo para decidir qual delas custa menos para o seu volume.
SPSCOM ·
Toda proposta de outsourcing de impressão chega com uma pergunta embutida: como a empresa quer pagar? No Brasil, há duas respostas comuns, e a escolha errada pode custar bem mais do que a diferença entre dois fornecedores.
Modalidade 1: taxa fixa mais produção
A empresa paga uma taxa fixa mensal por equipamento, menor, e mais cada página produzida, a um valor unitário em preto e branco e outro em cores. Não há volume mínimo: num mês de pouca impressão a fatura cai; num mês de muita impressão, sobe.
É a modalidade indicada para quem tem volume variável (sazonalidade, projetos, períodos de fechamento) ou para quem ainda não conhece o próprio volume e quer pagar só pelo que usa.
Modalidade 2: aluguel com franquia
A empresa paga um aluguel mensal por equipamento que já inclui uma franquia de páginas, e só paga à parte as páginas excedentes, a um valor unitário que deve ser menor do que o custo da página dentro da franquia. Se imprimir menos do que a franquia, paga a franquia mesmo assim.
É a modalidade indicada para quem tem volume estável e conhecido, porque dá o menor custo por página dentro da faixa contratada e uma fatura quase igual todo mês.
Como fazer a conta
Para decidir, o único número que importa é o custo total mensal para o volume real da empresa. Um exemplo com valores ilustrativos, para uma multifuncional A4 em cores:
| Taxa fixa + produção | Aluguel com franquia | |
|---|---|---|
| Valor mensal | R$ 159,00 | R$ 289,00 (inclui 1.000 páginas P&B e 200 em cores) |
| Página P&B | R$ 0,07 | R$ 0,09 (excedente) |
| Página em cores | R$ 0,59 | R$ 0,69 (excedente) |
Para 800 páginas P&B e 150 em cores por mês: a taxa fixa mais produção dá R$ 159,00 + R$ 56,00 + R$ 88,50 = R$ 303,50; o aluguel com franquia dá R$ 289,00, sem excedente. A franquia compensa.
Para 400 páginas P&B e 60 em cores: a taxa fixa mais produção dá R$ 159,00 + R$ 28,00 + R$ 35,40 = R$ 222,40; o aluguel com franquia continua em R$ 289,00. A taxa fixa compensa.
Para 1.500 páginas P&B e 400 em cores: a taxa fixa dá R$ 159,00 + R$ 105,00 + R$ 236,00 = R$ 500,00; a franquia dá R$ 289,00 + R$ 45,00 + R$ 138,00 = R$ 472,00. A franquia compensa, mas a diferença diminui porque o excedente é cobrado por página.
A regra prática: a franquia compensa quando o volume real fica entre cerca de 70% e 130% da franquia contratada. Abaixo disso, a empresa paga por páginas que não usa; muito acima, paga excedente demais e deveria renegociar a franquia.
Três cuidados na escolha
Não contrate franquia sem conhecer o volume. Leia os contadores dos equipamentos atuais ou faça um teste de bilhetagem por três meses. Os guias de contratação pública brasileiros recomendam, como referência, uma franquia na faixa de 50% a 70% do consumo estimado, justamente para reduzir o risco de pagar por páginas não impressas.
Separe P&B de cores. Uma página em cores custa de seis a dez vezes mais do que uma em preto e branco. Um parque com 10% de impressão em cores pode ter metade do custo nessa fração.
Reveja a modalidade ao longo do contrato. Num contrato de 36 meses, o volume muda: áreas crescem, processos migram para o digital. O fornecedor deve comparar a produção real com a potencial e propor a troca de equipamento ou de modalidade quando o uso muda.
Na prática
A SPSCOM apresenta as duas modalidades na mesma proposta, com a simulação para o volume levantado no diagnóstico do parque. A empresa escolhe a modalidade, por equipamento, com os números à frente. O diagnóstico é feito numa visita, com sede no Rio de Janeiro e atendimento em todo o Brasil.