Outsourcing de impressão: o que é, o que está incluído e como contratar

Outsourcing de impressão é a terceirização completa do parque de impressoras e multifuncionais de uma empresa. Em vez de comprar equipamentos, estocar toner e chamar a assistência técnica quando algo quebra, a empresa contrata um fornecedor que responde por tudo isso em troca de uma fatura mensal previsível. No Brasil, o modelo é usado por empresas de todos os portes e também pelo setor público, que o descreve em detalhe nos seus guias de contratação.

O que está incluído num contrato de outsourcing de impressão

O conteúdo varia de fornecedor para fornecedor, e é exatamente nisso que a comparação de propostas costuma falhar. Um contrato completo inclui:

• Locação dos equipamentos e acessórios, dimensionados para o uso real de cada área.
• Todos os materiais de consumo, com exceção do papel: toner, cilindro, fusor, kits de manutenção.
• Peças e manutenção preventiva e corretiva, com prazos de atendimento e de solução escritos no contrato.
• Transporte, instalação e desinstalação no início e no fim do contrato.
• Treinamento dos usuários-chave, normalmente nos primeiros 90 dias.
• Monitoramento remoto: os equipamentos informam contadores, níveis de suprimento e alertas à central de operações do fornecedor.
• Relatório mensal de impressões por equipamento, que serve de base para a fatura e para a gestão do parque.

Se uma proposta não diz com clareza que inclui cada um desses itens, assuma que não inclui.

O que exigir do fornecedor

Revenda autorizada. O fornecedor deve ser revenda autorizada dos fabricantes que instala. Isso garante peças originais, suprimentos originais e acesso ao suporte do fabricante. Equipamentos de origem indefinida, remanufaturados sem controle ou de "linha residencial" são a causa mais comum de parque instável.

Prazos escritos. Prazo para atender um chamado, prazo para resolver e prazo para entregar suprimentos devem estar no contrato, por localidade. Sem prazo escrito não há como cobrar.

Monitoramento de verdade. Pergunte como o fornecedor sabe que o toner vai acabar. Se a resposta for "o cliente liga", não há monitoramento.

Bilhetagem disponível. Mesmo que a empresa não contrate de início, o fornecedor deve oferecer bilhetagem (registro de usuário, departamento e equipamento por impressão) como opcional.

Logística reversa. Cartuchos e toners usados devem ser recolhidos pelo fornecedor, como manda a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Sigilo. O fornecedor passa a conhecer o que a empresa imprime. O contrato deve prever confidencialidade durante a vigência e por um período depois dela.

Como comparar propostas

A única comparação honesta é pelo custo total por página, somando mensalidade, franquia, excedente e produção para o volume real da empresa. Duas propostas com mensalidades parecidas podem ter custos totais muito diferentes dependendo do volume e da proporção de páginas em cores.

Para fazer essa conta é preciso conhecer o volume. Se a empresa não tem histórico, há três caminhos: ler os contadores dos equipamentos atuais, somar as compras de toner e papel dos últimos meses, ou instalar um software de bilhetagem em modo de teste por pelo menos três meses. Com o volume na mão, peça a cada fornecedor a simulação da fatura para esse volume, em preto e branco e em cores.

Prazo de contrato

No Brasil, os contratos de outsourcing de impressão costumam ter 36 meses por equipamento, prazo que permite diluir o custo dos equipamentos e manter o parque atualizado. Contratos mais curtos tendem a sair mais caros por mês; contratos mais longos exigem cláusulas de atualização tecnológica.

Quando o outsourcing compensa

O outsourcing compensa quando a empresa tem mais de um punhado de equipamentos, quando o custo com suprimentos e assistência é imprevisível, quando ninguém sabe quanto se imprime, ou quando a equipe de TI gasta tempo com impressora em vez de com o negócio. Para um escritório com uma única impressora de baixo volume, a compra ainda pode fazer sentido.

O passo seguinte

Antes de pedir propostas, mapeie o parque: quantos equipamentos, de que tipo, em que áreas, com que volume. A SPSCOM faz esse levantamento no diagnóstico, numa visita, e devolve um relatório com números e uma proposta nas duas modalidades de contratação, com sede no Rio de Janeiro e atendimento em todo o Brasil.