O ciclo documental nas empresas: o que é e por que ele decide custo, risco e produtividade

Pergunte na sua empresa onde está o pedido de compra nº 4.817. Se a resposta demorar mais de um minuto, o problema não é o pedido: é o ciclo documental. Ele existe em toda empresa, com ou sem gestão, e é ele que define quanto se gasta com papel, quanto tempo se perde procurando informação e que riscos ficam escondidos numa gaveta.

O que é o ciclo documental

O ciclo documental é o caminho que cada documento percorre dentro da organização, desde o momento em que é criado até o momento em que é descartado ou arquivado definitivamente. Em quase todas as empresas brasileiras esse caminho passa por nove etapas, agrupadas em três fases:

1. Impressão. O documento nasce num sistema ou num e-mail e é impresso: um pedido, uma nota fiscal, um contrato, uma guia. Aqui entram o parque de impressoras e multifuncionais, os suprimentos, a manutenção e o custo de cada página.

2. Digitalização. O papel volta para o mundo digital. O documento é digitalizado num scanner, o conteúdo é lido por captura inteligente (OCR para texto impresso, ICR para letra de mão, OMR para marcações), os dados são extraídos e o documento é classificado automaticamente. O resultado entra no ERP, no ECM ou no GED.

3. Gestão. O documento passa a ter dono, processo e dossiê. É aprovado por quem tem autorização, fica registrado quem fez o quê e quando, e pode ser encontrado por qualquer pessoa com permissão, inclusive por meio de perguntas em linguagem natural a um assistente de inteligência artificial.

E o ciclo recomeça: um documento gerido alimenta o próximo processo, que gera o próximo documento, que volta à impressão.

Por que ele importa

Quando ninguém responde pelo ciclo inteiro, cada fase vira um problema isolado:

• Na impressão, equipamentos de vários fornecedores, nem sempre autorizados pelos fabricantes, sem monitoramento e sem relatório. O custo por página não aparece em lugar nenhum da contabilidade.
• Na digitalização, o que chega em papel é digitado à mão, com erro, e não chega inteiro aos sistemas. Uma nota fiscal redigitada é uma nota fiscal com risco de divergência.
• Na gestão, arquivos espalhados em pastas de rede, e-mails e gavetas, sem versão certa, sem dono e sem evidência de cada etapa. Numa auditoria ou numa fiscalização, a empresa não consegue provar quem aprovou o quê.

O resultado é conhecido: custo que não aparece, retrabalho que cresce e informação confidencial exposta.

Como mapear o ciclo documental da sua empresa

Não é preciso começar por um projeto grande. O método mais eficaz é escolher um documento real e seguir o caminho dele:

1. Escolha um documento que circule muito: pedido de compra, nota fiscal de entrada, contrato de prestação de serviço, ficha de admissão.
2. Siga o caminho físico. Onde ele é impresso? Em que equipamento? Quem o leva de uma mesa a outra? Onde ele fica parado?
3. Siga o caminho digital. Ele é digitalizado? Por quem? Alguém digita os dados dele num sistema? Em que pasta ele é guardado?
4. Siga o caminho da decisão. Quem precisa aprová-lo? Como essa aprovação fica registrada? O que acontece se faltar um anexo?
5. Anote os tempos. Entre a impressão e a entrada no sistema, quantas horas ou dias passam?

Ao final, a empresa tem um mapa: um documento, com horários, pessoas e sistemas. Esse mapa mostra onde está o custo (geralmente na impressão sem controle e na digitação manual) e onde está o risco (geralmente na aprovação sem registro e no arquivo sem dono).

O que muda quando o ciclo é gerido

Com o ciclo documental sob controle, o mesmo pedido de compra percorre o caminho de outra forma. É impresso às 9h12 num parque monitorado, e a bilhetagem registra quem imprimiu, onde e quanto custou. É digitalizado às 9h40, e fornecedor, CNPJ, valor e data entram no ERP sem ninguém digitar. Às 10h05 está no dossiê do fornecedor, com o que falta conferido e o registro de quem aprovou. Quando alguém pergunta onde ele está, a resposta vem em segundos.

Um só parceiro em todo o ciclo

A maior parte das empresas contrata a impressão com um fornecedor, a digitalização com outro e a gestão documental com um terceiro, quando contrata. O ciclo fica partido, e o que se ganha numa fase se perde na seguinte. A SPSCOM trabalha nas três fases, com outsourcing de impressão, scanners e captura inteligente de documentos e gestão de documentos e processos no DOK Genius, com sede no Rio de Janeiro e atuação em todo o Brasil.

O primeiro passo é o diagnóstico: você escolhe um documento real, nós seguimos o caminho dele numa visita e devolvemos um diagnóstico com números e uma proposta para a sua operação.