Captura inteligente de documentos: OCR, ICR, OMR e o fim da digitação manual

Digitalizar é transformar papel em imagem. Capturar é transformar a imagem em dado. A diferença parece pequena e é a diferença entre um PDF numa pasta e uma nota fiscal lançada no ERP sem ninguém digitar. A captura inteligente de documentos é a tecnologia que faz esse segundo passo.

O que a captura lê

OCR (reconhecimento óptico de caracteres) lê texto impresso: nomes, números, datas, valores, tabelas. É a base de tudo.

ICR (reconhecimento inteligente de caracteres) lê letra de mão, em geral em campos delimitados de formulários: fichas, propostas, pedidos preenchidos à mão.

OMR (reconhecimento óptico de marcas) lê marcações: caixas assinaladas, bolhas de questionários, opções de formulários.

Códigos de barras e QR codes identificam o documento e, muitas vezes, carregam os dados que o indexam.

O que acontece com o que foi lido

Ler o texto é só o começo. A captura inteligente faz quatro coisas com o que leu:

1. Classificação. O sistema reconhece o tipo de documento (nota fiscal, pedido de compra, contrato, comprovante) pela estrutura e pelo conteúdo, sem que alguém o separe antes. Um lote misto de documentos entra no scanner e sai separado por tipo.

2. Extração. Para cada tipo, o sistema localiza e extrai os campos que importam: fornecedor, CNPJ, número, data, valor total, itens. Em documentos estruturados (formulários), os campos têm posição fixa; em documentos semiestruturados (notas fiscais de fornecedores diferentes), o sistema aprende onde cada campo aparece.

3. Validação. Os dados extraídos são conferidos: o CNPJ tem dígito verificador válido? O fornecedor existe no cadastro? O valor dos itens soma o total? A data está no período? O que passa segue; o que não passa vai para uma pessoa validar, numa tela que mostra a imagem e o campo lado a lado.

4. Integração. O documento classificado e os dados validados entram no sistema de destino: o ERP, o ECM, o GED ou a plataforma de gestão de processos, pela API ou pelo formato que o sistema aceita.

Um exemplo

Um pedido de compra chega em papel às 9h40. Passa pelo scanner. O sistema reconhece que é um pedido de compra, extrai fornecedor, CNPJ, valor e data, confere o CNPJ, encontra o fornecedor no cadastro e envia o pedido ao ERP. Em seguida, o documento vai para o dossiê do fornecedor na plataforma de gestão, onde fica aguardando a nota fiscal e o comprovante de entrega. Ninguém digitou nada.

Onde a captura inteligente rende mais

• Contas a pagar: notas fiscais e boletos de fornecedores, que chegam em papel e em PDF por e-mail.
• Compras: pedidos, cotações, propostas de fornecedores.
• Recursos humanos: fichas de admissão, atestados, documentos de candidatos.
• Jurídico e contratos: contratos assinados, aditivos, procurações.
• Atendimento e cadastro: documentos de clientes, propostas, formulários preenchidos à mão.
• Acervo: a digitalização de anos de arquivo físico, com indexação automática, para liberar espaço e tornar tudo pesquisável.

O que avaliar num fornecedor

Peça uma demonstração com um documento seu, de verdade, e não com o exemplo do fornecedor. Veja a taxa de acerto nos campos que importam, como o sistema trata o que não reconhece, e como o resultado chega ao seu sistema. Pergunte também o que acontece quando o layout de uma nota fiscal muda: um sistema de captura que precisa de reconfiguração a cada fornecedor novo não escala.

A SPSCOM faz captura inteligente de documentos desde 2012, com scanners das marcas que representa e integração com ERP, ECM e GED. A demonstração com um documento seu faz parte do nosso diagnóstico, em todo o Brasil, com sede no Rio de Janeiro.