Documento digitalizado tem validade jurídica? O que diz a lei e quando o papel pode ser descartado

A pergunta aparece em toda empresa que começa a digitalizar: depois de digitalizar, posso jogar o papel fora? A resposta no Brasil é "sim, na maior parte dos casos, desde que a digitalização siga regras". Essas regras estão em três normas.

As três normas

Lei 12.682/2012 permitiu a elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnético e a destruição do original depois de digitalizado, desde que a integridade e a autenticidade fossem garantidas.

Lei 13.874/2019, a Lei da Liberdade Econômica, incluiu nessa lei o dispositivo que dá ao documento digitalizado conforme os requisitos regulamentares o mesmo efeito jurídico do original, para todos os fins.

Decreto 10.278/2020 regulamentou esses requisitos: como digitalizar para que o documento digital substitua o papel.

O que o Decreto 10.278 exige

O decreto distingue duas situações.

Documentos usados perante órgãos públicos: o documento digitalizado precisa de assinatura digital com certificado ICP-Brasil, que garanta a autoria e a integridade do documento e dos seus metadados, seguir os padrões técnicos do Anexo I e conter os metadados do Anexo II.

Documentos entre particulares: qualquer meio de comprovação de autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade, desde que escolhido de comum acordo ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Na prática, muitas empresas adotam a ICP-Brasil para os dois casos, por simplicidade.

Padrões técnicos (Anexo I). Para documentos de texto: PDF/A com no mínimo 300 dpi, em cores quando o original tiver cor relevante. Para fotos e cartazes: 300 dpi em PNG. Para plantas e mapas: 600 dpi em PNG.

Metadados (Anexo II). Assunto, autor, data e local da digitalização, identificador único, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (resumo criptográfico) da imagem. Os metadados são o que permite provar, anos depois, que aquele arquivo é o que diz ser.

Quando o papel pode ser descartado

Depois de digitalizado conforme o decreto, o original pode ser descartado, exceto:

• documentos de valor histórico, que devem ser preservados;
• documentos cuja guarda do original seja exigida por norma específica;
• documentos ligados a disputa sobre a autenticidade, a fiscalização ou a processo em andamento;
• documentos fora do alcance do decreto: nato-digitais, de identificação, de porte obrigatório, microfilmes, audiovisuais e os do sistema financeiro nacional, que seguem regras próprias.

Alguns conjuntos, como folha de pagamento, saúde ocupacional e prontuários, merecem análise jurídica específica antes do descarte.

Como fazer o descarte com segurança

1. Validar a conversão: conferir que cada arquivo abre, está completo e legível, com todas as páginas.
2. Testar a recuperação: localizar documentos digitalizados pelos metadados e pelo conteúdo, a partir do sistema de gestão.
3. Verificar impedimentos: prazos de guarda, processos em andamento, normas setoriais.
4. Registrar a decisão: um termo de eliminação com a lista do que foi descartado, por quem e quando.
5. Descartar com fragmentação e, para documentos com dados pessoais, com atenção à LGPD, que exige o descarte seguro.

E os prazos de guarda?

Digitalizar não altera o prazo de guarda; altera o suporte. Os prazos variam por tipo de documento: fiscais e contábeis em geral cinco anos, trabalhistas entre dois e dez anos conforme o documento, e alguns, como o contrato de trabalho, por prazo indeterminado em certas situações. Os prazos mudam com a legislação e com o entendimento dos fiscos; confirme a tabela com a contabilidade e o jurídico antes de descartar, e deixe o prazo registrado no sistema de gestão, para que o documento seja eliminado na data certa, e não antes.

O que isso muda na operação

Uma digitalização feita "para consulta", com scanner de mesa e PDF numa pasta, não substitui o papel. Uma digitalização feita conforme o decreto, com resolução certa, metadados, assinatura digital e um sistema de gestão que guarda tudo isso, substitui. A diferença de custo entre as duas é pequena; a diferença de valor é enorme: a segunda libera o arquivo físico, encurta auditorias e torna cada documento encontrável.

A SPSCOM faz captura inteligente de documentos desde 2012 e, na etapa de gestão, guarda os documentos no DOK Genius com metadados, prazos e trilha de auditoria. Este artigo é informativo e não substitui a orientação do jurídico da sua empresa.