Olá, pessoal!!
Reduzir custos é uma das maiores prerrogativas para qualquer empresa, não é verdade? E quando se trata dos custos com impressão e digitalização, algumas companhias ainda se veem ancoradas em processos e custos desnecessários. É aí que entra o outsourcing de impressão que tem como principal objetivo reduzir despesas e otimizar a rotina dos funcionários.
O que é outsourcing de impressão?
Toda atividade de locação e contratação de serviços voltados ao suprimento de impressoras, scanners, multifuncionais e quaisquer outros equipamentos de impressão fazem parte do outsourcing de impressão. Qualquer empresa, independente de seu porte, pode contratar esse serviço ao analisar que os custos com a providência de insumos, manutenção e gerenciamento dos aparelhos esteja onerando a sua rotina diária. Por ter se popularizado rapidamente, esse serviço é comumente encontrado nos mais diversos negócios como escritórios, hospitais, agências, instituições de ensino e em uma infinidade de outras empresas.
Vantagens do outsourcing de impressão?
As vantagens da implantação do outsourcing de impressão em diversas empresas são várias, mas o seu maior diferencial é a economia que esse serviço proporciona. Economia de tempo e de dinheiro!
Imagine que em um dia, você precisa ir agilmente a uma reunião em um dia atribulado em seu escritório? A impressão de seus documentos precisa estar finalizada o mais rápido possível para você solicitar o seu Uber e chegar a tempo do compromisso? Só que você se depara com a impressora sem tinta e ainda precisará solicitar ao departamento de TI responsável da sua companhia para concluir a impressão. Que chatice, não? Ou pior! Já pensou se a mesma impressora ou multifuncional de que você precisa não estivesse funcionando por causa de entupimento de cartuchos ou por causa de papéis atolados de uma hora para outra? O que você faria?
Com o objetivo de não atrapalhar a rotina dos funcionários, o outsourcing de impressão possibilita que você não precise se ocupar com compra de equipamentos, configurações e setups iniciais, controle de peças, abastecimento de suprimentos e manutenção. Tudo fica por conta da empresa contratada que deverá ser acionada em qualquer situação demandada pela contratante, permitindo que o tempo da sua organização seja destinado à sua atividade fim, liberando a empresa de custos desnecessários.
Se você ainda está em dúvidas com o quanto que o outsourcing de impressão pode te ajudar, lembre-se de que a sua empresa desnecessariamente está arcando com as despesas de maquinário por conta própria ao gastar em:
- Manutenção das impressoras, scanners e multifuncionais;
- Compra e troca de peças e suprimentos;
- Troca de aparelhos antigos e avariados;
- Configurações dos equipamentos;
- Gerenciamento de impressão.
Já com o outsourcing de impressão, a empresa garante uma gama de benefícios ao contratar:
- Assistência técnica e manutenção do maquinário;
- Controle de suprimentos remoto, pois a empresa recebe os insumos (cartuchos, toners, papéis, etc) antes de acabarem.
- Renovação de equipamentos de impressão sem custos.
- Sistema de gerenciamento de impressão, com controle de impressão e sistema de cotas por usuário, software de bilhetagem de impressão e segurança.
Como implantar ou avaliar o serviço de outsourcing de impressão na sua empresa?
A primeira oportunidade que a sua empresa precisa se deparar é a necessidade de redução de custos e de tempo com a gestão do parque de impressão da sua rotina corporativa. Aí, você deve analisar a proposta da empresa prestadora de serviços, seguindo as dicas a seguir:
Cuidados antes da contratação dos serviços de outsourcing de impressão.
Como qualquer serviço terceirizado, é muito importante que a todos os lados, contratante e contratado, estejam de acordo com as premissas contratuais. Afinal, há diversas companhias que prometem mundos e fundos e quando chega o momento de cumprir com as obrigações, a rotina pode se tornar um inferno ainda pior que os dias sem o outsourcing implantado.
Há quanto tempo a empresa prestadora de serviços trabalha nesse mercado?
Empresas experientes, que já prestam o serviço de outsourcing de impressão há mais tempo tem maior agilidade e métodos de gestão mais eficazes, com diversos processos sem falhas para as diferentes necessidades e problemas do dia a dia das organizações. Já prestadores novatos podem encarar problemas sempre como uma novidade o que pode gerar demora e ainda mais contratempos para o seu negócio.
A SPSCOM já trabalha nesse ramo de outsourcing de impressão desde 2002, conquistando mais e mais clientes com essa trajetória de sucesso!
Os clientes da empresa de outsourcing de impressão são consolidados?
Geralmente, o tempo que as empresas permanecem com uma empresa de outsourcing de impressão é um determinante para entender melhor o nível de satisfação para com a prestação de seus serviços. Clientes de longa data são uma boa forma de você entender que as empresas contratantes estão satisfeitas com o serviço prestado e uma clientela enorme, se recente, pode ser apenas um indicativo de pior qualidade com preço abaixo do mercado que acaba por atrair e “prender” negócios aos seus contratos.
A SPSCOM se orgulha em atuar como parceira de diferentes empresas com contratos que são renovados ano após ano.
Avalie os prazos de resposta e do próprio atendimento técnico!
O prazo para a correção de problemas é um determinante para se avaliar a qualidade da prestação de serviços de outsourcing de impressão em vigor, pois a agilidade e qualidade das respostas devem sempre não atrapalhar a rotina organizacional. Por isso, uma série de perguntas devem ser realizadas à empresa prestadora de serviços, como:
- Qual o tempo médio de atendimento técnico a ser solicitado? Aqui na SPSCOM, nosso prazo máximo de envio do técnico é de 24 a 48 horas, pois sabemos que a sua empresa não pode parar por causa de uma solicitação.
- Qual o nível de especialização do técnico enviado? Com os serviços de outsourcing de impressão da SPSCOM, sua empresa conta com técnicos certificados que não demorarão para identificar os problemas do seu parque de impressão, resolvendo questões de forma eficaz e ágil.
- Como a troca de suprimentos é realizada? A SPSCOM conta com um sistema de suprimentos remoto. Isso quer dizer que não é preciso nos acionar porque um cartucho, toner ou papel acabaram. Nós já sabemos disso antes da própria empresa e acionamos os nossos técnicos a fornecerem os insumos necessários para que a sua empresa não precise nos acionar ou ser interrompida por falta de material. Além disso, é muito importante que você conte com nossos suprimentos originais, pois material remanufaturado pode comprometer a vida útil de impressoras e demais aparelhos, além de prejudicar a qualidade da sua impressão e digitalização.
Cuidados durante a implantação dos serviços de outsourcing de impressão.
Aqui na SPSCOM precisamos, inicialmente, realizar uma análise das necessidades da rotina de sua empresa para identificar particularidades, requisitos e restrições de cada caso em particular. Com isso, serão identificados os seguintes aspectos:
- Volume de impressão mensal;
- Formatos de papel necessário (A4, A5, A3, entre outros);
- Tipo de impressão (colorida ou preto e branco; jato de tinta ou a laser);
- Requisitos de digitalização (qualidade e resolução) e fax.
O objetivo dessa análise é priorizar o custo-benefício ao se definir os melhores modelos de maquinário, assim como a quantidade de equipamentos e volume de impressão de cada setor da organização.
Com isso, apresentamos o melhor projeto para implantarmos o projeto e, com a sua aprovação, as máquinas são enviadas e configuradas nos seus devidos locais de atuação. Se for necessário, treinamentos são executados para os funcionários que irão operar os equipamentos.
E durante toda a nossa atuação, a SPSCOM se encarrega de suprir a empresa com os materiais necessários para o correto funcionamento das máquinas, sejam peças ou insumos.
Qual o próximo passo?
Atualmente, é muito claro para as empresas focar no seu core business, gerando mais lucros ao invés de se preocupar com o gerenciamento de problemas que não trazem rentabilidade para a empresa. Quando as empresas não conheciam esse tipo de prestação de serviço, apenas algumas ousavam optar por esse modelo e viram seus custos baixarem exponencialmente tornando-as ainda mais competitivas. E, atualmente, mesmo que o cenário seja de crise financeira, essa alternativa se torna ainda mais necessária e, por isso, vários nichos aderem a essa modalidade de outsourcing de impressão, devido à comodidade, agilidade e segurança. Faça da sua empresa um case de sucesso e invista nas suas atividades fins! Contrate o serviço de outsourcing de impressão da SPSCOM e reduza em até 30% os seus custos!
